明慧科技园地(15) - 建立资料点(编辑软件:Word,第二部分)

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发表日期:2006年5月9日
节目长度:10分32秒 Get Real Player Get Windows Media Player
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Chapter 7 编辑软件:Word (第二部分)


王:各位同修,大家好! 欢迎您收听明慧科技园地节目,我是小王。
赵:大家好!我是老赵。上次节目我们主要为大家介绍了怎样安装word 文件编辑软件,word 的窗口构成以及如何打开文件等内容,今天我们将继续为大家介绍WORD的使用方法.

王:各位同修,我们讲课的内容涉及到具体的操作规程,如果你已经安装了WORD 软件,你可以打开WORD 跟随我们一同进行操作,这样可能比较容易掌握。如果你还没有安装WORD,或者还没有电脑,或听不太懂也不用着急,我们的教授内容明慧网上都可以找到,可以下载下来一步一步的学。

4 保存Word文档与退出

赵:好,我们今天先来讲讲怎样保存文件。通常我们制作好一个文件后,我们需要把它保存下来,以便将来使用。WORD给我们提供了保存文件的功能.

王:上次我们讲到如果我们把WORD窗口想象成一张纸的话,纸的最右上角标注的是目前正在编辑的文件的名字.紧接着的第二行排列着一系列的菜单.第三行排列着一系列的按钮,点击按钮系统就会执行命令.
赵:我们保存文件时,可以用鼠标点击第二行菜单中的文件,然后在弹出的菜单中选择”保存”,这样文件就保存下来了.另外还有一种方法,就是直接选择第三行工具栏上的”保存”按钮,就行了.

王:对不起,我提一个问题.
赵:嗯,你说.

王:如果我已经有一个文件,就叫文件A吧,我修改了内容后,决定把文件保存为文件B,这样文件A和文件B同时存在,请问有什么办法吗?
赵:这没问题. 用鼠标点击第二行菜单中的”文件”, 然后在弹出的菜单中选择“另存为”这个指令,这时将弹出“另存为”的对话框。在对话框的“文件名”这个小框中输入要保存的文件名,比如说你刚才提到的文件名”B”,然后在“保存类型”中选择文件要保存的类型,一般来说我们用扩展名为”.doc”这种类型.然后在“保存位置”的下拉列表中选择文件要保存的位置,最后单击按钮“保存”就完成了。

王:保存好文件后,如果我要退出WORD 怎么做呢?
赵:退出Word有很多方法,我们习惯上常用:单击Word窗口右上角的关闭按钮,就是标志为”X”的按钮.另外我们也可以选择菜单中的“文件“,然后在弹出的菜单中选择”退出”这个命令就完成了.这时WORD的窗口就关闭了.
如果在退出Word之前忘记保存修改过的文件,系统会提示是否保存修改的内容。单击“是”这个按钮就将保存修改;单击“否”这个按钮将取消修改;单击“取消”按钮,则退出Word的操作将被中止。大家可根据自己的情况任意选择三个按钮.

王:word中有很多按钮命令不知道是什么,有时要编辑文件时,会遇到不知道从何入手。
赵:对于初学者,我觉得最好的办法还是联系同修,一问一答很快就会解决问题. 如果实在无法联系同修,那还是先保存文件,这样即使操作中出现错误,也不必担心.

5 Word编辑时的几个基本操作

王:在WORD 中编辑文件时,有几个常用的基本操作,比如选择文字,删除文字,剪切、复制和粘贴等,我们可以给大家介绍介绍。
赵:好,我们先谈谈选择文字吧。在编辑文件时,我们经常会需要选择一大段文字。当文字被选定时,被选的段落将变成与正常颜色相反的颜色。如原底色为白色、字体为黑色,那么选定后底色就变成黑色、字体为白色。

王:那么怎样选定这些文字呢?
赵:选择的方式很多,比如说:

- 按住鼠标左键,然后拖曳鼠标直到你需要选定的部分全部变色,然后放开左键就行了。这是一种方法。
- 当要选定一大段文字,尤其是多达几页的文字时,直接用鼠标拖动有些不太方便,这时可以用鼠标先单击要选内容的开始处,再找到要选内容的结束处(可以用右边的滚动条翻页),然后按住Shift键,用鼠标先单击一下结束处。这样就可以一下完成选定大段文字的工作。
- 还有一种方法,就是将鼠标移动到文字段落的左边,这是鼠标会变成一个指向右边的箭头,然后单击一次,可以选中指向的一行;双击时可以选中指向的一段;连击三次,可选中整篇文档。“编辑”菜单下的“全选”命令也是选中整篇文档的功能。
- 如果已经选中的部分,在任何位置单击一下鼠标,就会取消选中。

王:在编辑文件时,我们常常需要将多余的或错误的文字删除。Word也提供了多种删除文字的方法。
赵:是的,方法非常多,我们就讲一下经常用到的方法:
- 一种是先选定要删除的文字,然后按Delete键即可删除。
- 另外一种方法是选定要删除的文字,点右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“剪切”这个命令,即可删除选定文字。在工具栏中也有小剪刀图示的“剪切”按钮。
- 还有就是运用键盘上的Delete和Backspace功能键,按Delete功能键将删除光标右边的文本,按Backspace功能键将删除光标左边的文本。

王:当对文档進行编辑时,常常需要对一些文字或段落進行复制、移动位置等,这时可以使用Word的剪切、复制和粘贴命令。
赵:我们先说说剪切, 剪切是将选中的文本从原来的文本中去掉、或者移到另外的地方使用。
- 我们可以先选定要剪切的文字,然后用鼠标点击菜单中的“编辑”,然后在跳出的菜单中选择“剪切”。
- 另外一种方法是直接点击工具栏中的“剪切” 按钮。
- 或者是先选定要剪切的文字,然后在选中区点右键,在右键菜单中按“剪切”就完成了剪切的操作。

王:复制也是编辑文件时常用的方法之一,也就是说将选中的文本复制下来,一般是转移到另外地方使用,原来的文本中仍然保留有这一部分。
赵:复制文件的方法也有很多种,和上面讲的一样,我们要先选定要复制的文字:
- 然后用鼠标点击菜单中的“编辑”,在跳出的菜单中选择“复制” 命令。
- 另外就是使用常用工具栏中的“复制”按钮。
- 或者是在选中区点右键,在右键菜单中按“复制”。

王:文件复制好的下一步就是粘贴,就是把复制好的部分转移到别处,粘贴到其它地方。
赵:我们在执行剪切或复制命令后,
- 将光标移动到要粘贴内容的地方,然后点右键,在右键菜单中按“粘贴”,就可以了
- 或者在执行剪切或复制命令后,点工具栏中的“粘贴”按钮。

王:如果在操作中不小心出错了怎么办?
赵:当文档编辑时,有时会不小心出错,出现这种情况也不用着急。Word有“撤销“和“恢复功能“,可以恢复到原来的状态。在常用工具栏中有顺时针和逆时针转向的两个箭头。顺时针转向的是“撤销” ,逆时针转向的是“恢复“按钮。WORD可以同时撤销和恢复多步操作。

王:谢谢老赵。各位同修,因时间的关系,我们今天的节目就暂时到这里.如果需要的话,大家可以在明慧广播电台的网站上找到这次节目的声音文件和文字稿,网址是mhradio.org(要拼出来)。
赵:我们非常想知道广播是不是确实对您有帮助,以及内容和形式上如何改进.在明慧广播电台的网站上有一个“写出您的反馈”的链接,希望您提出宝贵意见。好,今天的明慧科技园地节目就到这里,谢谢您的收听,我们下次节目再见。

王:下次节目见。

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